L’uomo non è creato per ripetere sempre le stesse azioni.
Però capita che le circostanze ci costringano ad andare contro questa verità.
Chi ha a che fare con compiti ripetitivi ha sempre il terrore di far la fine di Charlie Chaplin in Tempi Moderni: concludere la giornata lavorativa completamente alienato dalla routine.
Tra i più a rischio ci sono coloro che lavorano al caricamento dei dati su computer.
Ogni giorno accendono il loro sistema, aprono il loro software e compiono le stesse azioni che hanno compiuto il giorno precedente e che compiranno quello successivo.
Per fortuna c’è uno strumento che può salvarci da questo incubo!
E in quest’articolo parleremo di come ciò sia possibile.
Microsoft Excel: così ci semplifica la vita
Il software largamente più utilizzato nelle operazioni di organizzazione e analisi dati è Microsoft Excel.
Il suo successo è dovuto al grande numero di strumenti di cui è dotato e all’interfaccia semplice e intuitiva.
Per questo centinaia di migliaia di persone lavorano ogni giorno con Excel.
Imparare a utilizzare i vari tool è ormai d’obbligo per chi vuole rimanere competitivo nel mondo del lavoro.
E, al di fuori dell’ufficio, Excel mantiene un grande appeal. È possibile infatti utilizzarlo anche per gestire in maniera rapida ed efficiente tanti aspetti della vita privata.
Tenere conto del bilancio famigliare, raccogliere e ordinare i documenti più importanti, organizzare i propri impegni… Excel ci può aiutare in tutte queste situazioni.
Per questo è una saggia idea imparare l’utilizzo degli strumenti principali di questo prezioso software.
Per formarsi in questo campo è possibile scegliere di procedere autonomamente, aiutandosi con uno dei tanti manuali scritti a questo scopo.
Tuttavia, per evitare di affrontare da soli gli aspetti più complessi di Excel, sarebbe una scelta saggia ricercare il supporto di professionisti del settore.
A questo proposito è presente una vasta scelta di corsi di Excel su diversi livelli di difficoltà e per le più svariate esigenze, come quelli ufficiali disponibili su office365italia.com, o altri rivolti ai principianti come l’ormai famoso excelpertutti.com.
Power Query può liberarci dai compiti ripetitivi?
Talvolta basterebbe conoscere il giusto strumento per risolvere facilmente un problema all’apparenza insormontabile.
Immaginiamo il seguente scenario.
Una grande azienda ha la necessità di analizzare ogni giorno una marea d‘informazioni provenienti da tantissime fonti diverse.
Queste informazioni devono essere ricercate, raccolte e trasferite nei fogli elettronici di Excel. Poi è necessario organizzarle, incrociarle ed elaborarle.
Ogni giorno sempre la stessa solfa.
Se chi è delegato a questo compito avesse degli strumenti per poter svolgere almeno una parte del compito in maniera automatizzata, il lavoro sarebbe decisamente più leggero e piacevole.
Per ottenere questo risultato non c’è bisogno di ricorrere a tool particolarmente complicati e difficili da gestire.
Parafrasando un vecchio spot televisivo: “per gestire una quantità di dati grande non ci vuole uno strumento grande, ma un grande strumento: Power Query!”.
Questo è un tool di trasformazione dei dati integrato in Excel a partire dalla versione 2016, con la quale è stato introdotto.
Power Query permette di importare informazioni da tanti tipi di fonti diverse come:
- file XML;
- database SQL;
- file CSV.
L’importazione può essere comodamente settata in modo che avvenga in automatico. Così al momento d’iniziare a lavorare avremo i nostri dati già raccolti e organizzati su un bel foglio elettronico!
Con Power Query è anche possibile semplificare notevolmente le attività ripetitive. Quando ad esempio si applicano modifiche su report mensili, normalmente vanno reiterate su ogni nuovo documento con cui si lavora.
Power Query consente di eseguire le modifiche una tantum, salvandole come “passaggi”.
Per capire meglio di cosa si tratta, immaginiamo i passaggi come delle istruzioni del tipo “ordina questa colonna in senso decrescente”, “elimina questa riga”….
In seguito, se si ha a che fare con un altro documento dello stesso tipo, ed è necessario effettuare le stesse modifiche, è possibile richiamare i “passaggi” salvati con un solo click, risparmiando gran parte del lavoro.
A noi rimarrà solo il compito di analizzare i dati. Un compito certo non da poco, ma sicuramente più interessante e gratificante di quello che possiamo delegare al software.
Abbiamo spiegato in che modo possiamo evitare di perdere la testa dietro lavori particolarmente ripetitivi.
Il lavoro non deve diventare una prigione dalla quale desideriamo scappare il prima possibile.
Imparando a utilizzare i giusti strumenti possiamo migliorare la nostra vita professionale rendendola gratificante e soddisfacente.